Canoalaiset valmiina tiistaimelontaan. Ilmoittautumiset tapahtuvat Suomisportin kautta. Kuva: Canoa
Kesällä 2021 Canoassa kursseille ja koulutuksiin ilmoittautuminen tapahtui Suomisportissa. Kuva: Nelli Sjöberg
Suomisportin seurapalvelu avattiin seuroille syksyllä 2020 ja versio 2.0. päivitettiin alkuvuodesta 2021. Espoolainen Canoa otti Suomisportin käyttöön ensimmäisten urheiluseurojen joukossa. Suomen Olympiakomitean ylläpitämä Suomisport on luotu vastaamaan seurojen tarpeisiin.
Canoalla kuten varmasti monella muullakin seuralla jäsenrekisteri oli aiemmin jäsensihteerin ylläpitämä taulukko, joka ei enää vastannut nykyistä yhdistys- tai tietosuojalakia. Nämä muuttuneet lakivaatimukset oli Canoallakin tärkein syy lähteä etsimään uutta palvelua seuran arjen helpottamiseksi.
-Toinen, tärkeä syy oli kohtuuttomat pankkikustannukset, koska kaikki jäsen-, käyttöoikeus- ja maksullisten tapahtumien maksut tehtiin viitteettöminä pankkisiirtoina, kertoo Canoan rahastonhoitaja Maarit Nykänen.
Ennen päätöstä Suomisportin valinnasta Canoassa tutustuttiin laajalti erilaisiin kaupallisiin palveluihin.
-Lisenssien ostamisen kautta Suomisport oli tullut tutuksi ja ehdotin sinne tulleeseen seurapalveluun tutustumista, kertoo nuorisotoiminnasta Canoan hallituksessa vastaava Nelli Sjöberg.
Päätöksestä käytäntöön
Keväällä canoalaisia osallistui Suomisportin tukiwebinaariin ja päätös valmistui.
-Meidän mielestä paras suositus oli, että Olympiakomitea on palvelun takana. Palvelun jatkuva kehittäminen ja epäkaupallisuus oli meille tärkeät seikat, painottaa valinnan päätöstä Maarit Nykänen.
-Maksujen seuranta- ja maksamattomien maksujen ”karhuaminen” vei kohtuuttomasti vapaaehtoisten toimijoiden aikaa. Suomisportissa maksujen seuranta on reaaliaikaista ja seuranta on helppoa, sanoo Maarit Nykänen.
-Ja näkyihän meidän ulkoiset tapahtumat (kurssit ja koulutukset) isossa Suomisportin tapahtumakalenterissa, mainitsee Nelli Sjöberg ja viittaa avoimeen Suomisportin tapahtumahakuun, josta löytyvät kaikki Suomisportista löytyvät julkiset tapahtumat, joita muun muassa lajiliitot ja urheiluseurat luovat palveluun.
-Nyt jäsenrekisteri on kunnossa ja lakien mukainen, sanoo Maarit Nykänen helpottuneena.
Ryhmien tapahtumien luontia Nykänen kuvaa helpoksi, samoin läsnäolijoiden merkitsemistä. Myöskin tilastointia varten kaikki tieto on yhdessä paikassa.
-Esimerkiksi melonnan peruskurssien ilmoittautumisten yhteydessä tapahtuva maksu helpottaa talouden seuraamista eikä ilmoittautuminen mene läpi ilman maksua. Erillistä tarkastuskierrosta ei tarvitse enää pankissa tehdä tai karhuta osallistumismaksuja jälkikäteen, iloitsee Maarit Nykänen.
-Olemme tulostanut vierasmelontojen maksamisen helpottamiseksi QR-koodit vajan seinälle, kertoo vajamestari Esa Nykänen käytännön järjestelyistä vajalta.
Vinkkejä seurapalvelun käyttöönottoon
Uusien toimintamallien käyttöönottaminen vaatii sitkeyttä ja määrätietoisuutta ja vastustustakin uudistajat kohtaavat.
-Palveluun kirjautumista moitittiin alkuun vaikeaksi ja henkilöturvatunnuksen kysyminen Suomisportiin kirjautumisen yhteydessä sai paljon kritiikkiä. Ja sanoihan joku, ettei halua enää lisää appeja puhelimeen, muistelee Maarit Nykänen käyttöönottoa.
Suomisport on luotu nykyisten vaatimusten mukaan ja sen tietoturva on tarkoin suunniteltu ja henkilötunnus salataan ennen sen tallentamista palveluun. Suomisport ei käsittele rekisteröityjen henkilötunnuksia eikä henkilötunnus välity palvelusta eteenpäin. Henkilötunnusta käytetään ainoastaan yksilöinnin välineenä ensimmäisen rekisteröinnin yhteydessä.
-Kuitenkin ensikirjautumisten jälkeen palaute on ollut positiivista. Tapahtumiin on helppo ilmoittautua ja maksut hoituvat helposti. Tapahtumista näkee myös helposti kuinka moni on ilmoittautunut ja kuka on vetäjänä, sanoo Maarit Nykänen.
-Panostimme jäsenten informoimiseen Suomisportin käyttöönotossa. Teimme jäsenille ohjeet kirjautumisesta Suomisportiin, ilmoittautumisesta jäseneksi sekä jäsen- ja kausimaksujen maksamisesta. Pohjana käytimme Suomisportin valmiita ohjeita. Canoa on kaksikielinen seura ja käänsimme ohjeet myös ruotsiksi, sanoo Maarit Nykänen.
-Lähetimme jäsenille viikoittain infoa ja ohjeita. Ohjeet päivitettiin myös nettisivuille ja markkinoimme Suomisportia myös meidän Facebookissa. Annoimme myös tarvittaessa henkilökohtaista ohjausta esimerkiksi seuran seniorijäsenille, jatkaa Maarit Nykänen käyttöönoton vaiheista.
Pienenä haasteena Canoassa on ollut perhemelontakurssin ilmoittautuminen. Sen hinnoittelun monimutkaisuus (hinnan vaihtelu aikuisten ja lasten määrän sekä ikien perusteella) teki sen, ettei näitä saatu tai osattu kirjoittaa seuran tapahtumaan vaan sen ilmoittautuminen tehtiin ainakin ensimmäisenä kesänä vielä vanhaan tapaan sähköpostilla.
Olympiakomitea osallistaa seurakäyttäjiä seurapalvelun kehitykseen
-Iloinen yllätys oli noin kuukausi sitten, kun Olympiakomitea otti yhteyttä meihin ja halusi kuulla kokemuksiamme Suomisportista. Pääsimme jakamaan kehittämisehdotuksiamme heille. Olemme erittäin iloisia, että meitä oikeasti kuullaan ja kehitysehdotukset menevät eteenpäin, iloitsee Canoan pääkäyttäjäkolmikko.
-Kaksisuuntainen viestintä puuttuu edelleen, mutta Olympiakomitean mukaan se on tulossa. Sitä todella odotamme. Tällä hetkellä tapahtumiin liittyen luodaan oma WhatsApp-ryhmä viestintää varten, sanoo Nelli Sjöberg.
-Käyttöönoton yhteydessä olin yhteydessä Suomisportin tukeen lähes päivittäin. Vastauksen on saanut nopeasti. Olemme myös ohjeistaneet jäseniä ottamaan yhteyttä sinne, jos me seuran pääkäyttäjät emme ole osanneet vastata tai pystynyt ratkaisemaan, sanoo Maarit Nykänen.
-Kannustamme, liittyminen Suomisportiin kannattaa! Hyvin pian käyttöönoton jälkeen seuran toimijoiden (mm. jäsensihteeri, rahastonhoitaja ja toiminnan vetäjät) työmäärä väheni huomattavasti, rohkaisee Maarit Nykänen muita seuroja.
-Muistakaa huolehtia, että pääkäyttäjiä on tarpeeksi, se helpottaa ja nopeuttaa käyttöönottoa ja käyttämistä, muistuttaa kolmikko.
Haastatellut henkilöt:
Maarit Nykänen: Suomisportin pääkäyttäjä, rahastonhoitaja, hallituksen jäsen
Esa Nykänen: Suomisportin pääkäyttäjä, vajamestari, Canoan hallituksen jäsen
Nelli Sjöberg: Suomisportin pääkäyttäjä, nuorisovastaava hallituksessa
Mikä on Suomisport?
Suomisport on koko liikunta- ja urheiluyhteisön yhteinen digitaalinen palvelu, joka helpottaa liikkujien, seurojen ja liittojen arkea.
Lisätietoja Suomisportista: https://info.suomisport.fi/seuroille/