Mallasveden Melojat otti käyttöönsä SMSL digitaalisen vajakirjan vuonna 2025. Vajakirjan käyttöönotto on helpottanut monia seuran arjen toimintoja ja parantanut turvallisuutta. Vajakirja on otettu innostuneesti vastaan seuran jäsenistön keskuudessa, ja onnistuneen kokeiluvuoden jälkeen sen käyttö päätettiin vakinaistaa seurassa.
Vuonna 2026 Melonta- ja Soutuliitto tarjoaa vajakirjapalvelua uutena jäsenetuna liiton retkimelontaseurojen käyttöön maksutta.
Seura oli mukana vajakirjan kehittämisessä alusta alkaen ja antoi arvokasta käyttäjäpalautetta melontaseuran tarpeista järjestelmän kehittäjälle. Syksyn 2024 ja talven 2025 aikana MalMen testiryhmä hioi digitaalisen vajakirjan toimintoja, ja melontakauden kynnyksellä 2025 ohjelma otettiin käyttöön koko seurassa. Käyttöönottoa varten järjestettiin erillinen opastustilaisuus, jossa käytiin läpi ohjelman keskeiset ominaisuudet ja tarjottiin tukea ensimmäiseen kirjautumiseen. Samankaltaista käytännön opastusta annettiin myös alkukauden viikkomelonnoilla ja retkien yhteydessä. Seura laati lisäksi kirjalliset käyttöohjeet käyttäjien tueksi. Vajakirjan käyttöönotto eteni yllättävän vaivattomasti – myös seuran iäkkäämmät jäsenet omaksuivat uuden toimintatavan helposti.
Melontakirjaukset tehdään omalla laitteella, useimmiten älypuhelimella. Sekä lähtö- että paluumerkinnät onnistuvat nopeasti ja vaivattomasti. Turvallisuus on parantunut merkittävästi, sillä järjestelmästä näkyy, jos meloja ei ole palannut arvioidun melonta-ajan puitteissa. Pienessä seurassa paperisen vajakirjan tietoja ei voitu seurata järjestelmällisesti, mutta nyt on mahdollista varmistaa melojalta, onko paluukuittaus unohtunut vai onko avuntarvetta. Tällainen tarkistus on jo tehty pariin otteeseen.
Vajakirjassa näkyvät reaaliaikaiset melontatilastot – jos jäsen on antanut luvan tietojensa näkymiseen seuran tilastoissa. Halutessaan tiedot voi myös piilottaa, mutta tällöinkin melotut kilometrit kertyvät osaksi seuran kokonaiskilometrimäärää.
Tilastoista ylläpitäjien on helppo seurata kaluston käyttöastetta, sillä jokaisen melontakirjauksen yhteydessä merkitään myös käytetty kajakki. Näin näkee yhdellä silmäyksellä, mitkä kajakit ovat aktiivisessa käytössä ja mitkä liikkuvat harvemmin.
Vajakirjassa on myös kaluston varaus ja tapahtumailmoittautuminen
Vajakirja on enemmän kuin pelkkä vajakirja. Sen perustoiminnoista löytyy myös kaluston varausmahdollisuus sekä tapahtumailmoittautuminen.
MalMella oli aiemmin käytössä manuaalinen kaluston varausjärjestelmä, jossa varauslappu vietiin vajalle kajakkipaikalla olevaan muovitaskuun. Nyt varauksen voi tehdä helposti vaikka kotisohvalta, eivätkä päällekäiset varaukset ole enää mahdollisia.
Tapahtumiin ilmoittautuminen on helpottunut uuden järjestelmän myötä. Aikaisempi järjestelmä ei mahdollistanut myöskään osallistujamäärän tai varapaikkojen rajaamista, eivätkä ilmoittautumiset tallentuneet aikajärjestyksessä. Tämä aiheutti ajoittain epäselvyyksiä, kun suosittu retki täyttyi minuuteissa, mutta kukaan ei voinut olla varma ilmoittautumisjärjestyksestä. Nyt jokaiseen tapahtumaan voidaan määrittää osallistuja- ja varapaikkamäärät, ja ilmoittautumisen avautumisaika on mahdollista ajastaa etukäteen.
Uudistukset ovat sujuvoittaneet sekä seuran jäsenten että seura-aktiivien arkea. Digitaalinen vajakirja on nopeasti muodostunut korvaamattomaksi osaksi seuran toimintaa.
Melonta- ja Soutuliiton tavoitteena on turvallisuuden ja seurojen toiminnan sujuvuuden paraneminen
”Digitaalinen vajakirja on toivottu uudistus, joka helpottaa merkittävästi seurojen hallinnollista työtä ja antaa todellista tietoa jäsenten aktiivisuudesta ja kaluston käytöstä. Vajakirjan reaaliaikainen melontaseuranta antaa myös mahdollisuuden reagoida mahdollisiin ongelmatilanteisiin vesillä, mikä on merkittävä parannus turvallisuuteen”, kertoo liiton koulutus- ja harrastekoordinaattori Kai Lindqvist.
”Vajakirja on tällä hetkellä jäsenseuroille maksuton jäsenpalvelu, mikä toteuttaa hienosti liiton päivitettyjä strategisia tavoitteita: tukea entistä paremmin melonnan harraste- ja retkiseuroja ja tuottaa retkimelontaseuroille tarpeellisia uusia palveluja”, Lindqvist jatkaa.
Liitto järjestää vajakirjasta kaikille avoimen esittelytilaisuuden maanantaina 9.2. klo 18.00 alkaen. Zoomin kautta järjestettävään tilaisuuteen pääsee liittymään tämän linkin kautta.
Lisätietoa vajakirjan käyttöönotosta: Kai Lindqvist, kai.lindqvist@smsl.fi, 050 5113 639
Teksti 5.2.2026
Riikka Kerttula, MalMe
Kai Lindqvist, SMSL